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あわせ主催者のお仕事、考えたことありますか?

見知らぬある方が、日記で主催をする上での愚痴を書かれていました。
ここには詳しく書きませんが、いやもうまったくその通りで。
コスプレの合わせだろうがアンソロだろうがオフ会だろうが、世の主催者さんは大変な苦労をされているわけです。
私は幸いにも、主催する中で嫌な思いをしたことはそんなにありませんでした。
ですが、まったくの苦労知らずというわけでもなく、人に恵まれていてもやはり主催のお仕事は大変なものです。
私も主催をすることが多いので、この件に関していい機会なので書こうかなと思います。

そもそも主催が苦労する原因は何か?
それは参加する人が主催がどれだけのことをこなしているか、全てを想像できていないことに一因があるのではないでしょうか。
主催って具体的に何してるの?考えたことありますか?


観月版主催のお仕事--------------------------
順番は入れ替わることもありますが、私の場合は概ねこんな感じの流れです。
20人そこそこくらいの大型をイメージして書きます。
ついでに私が個人的に思うことも書きますので、へーそうなんだくらいに見ていただければと思います。

1.企画の概要を決める
ジャンル、人数、イメージする場所等々、思いついたことをメモに書き殴ります。

2.場所を検討する
数日PCにかじりついて探します。
アクセス、おおよそ想定される人数で割った場合の会場代、実施の日時等を検討します。
宿泊有りの合宿撮影や、普段コスプレで使わない会場の場合、使わせていただけるか施設に問い合わせます。
その段階で何を目的とした撮影なのか、時間、人数、希望する時期等大まかに伝えます。
ここできちんと外部に説明できる程度には企画の骨組みができてないとアカンです。
メール予約できないところの場合、仕事の合間に何度も電話して予約や交渉することもあります。

3.日時を決める
主催で決めてしまうこともありますし、すでに参加者さんが集っている場合先にお伺いしてから決めます。だいたいカレンダーとにらみ合います。
「シフトが出ないとわかりません」はわかったので、いつになったらシフトが出るのか教えてください。

4.企画概要を書く
これが頭使うので大変です。
必要な情報や注意事項などをまとめます。
二日でできることもあれば、一週間くらいかかることもあります。
泊りがけだと情報量が多くて、読む人ごめんね…ってなりながら作ってます。

5.参加者を決める
まずは声のかけやすい知り合い何人かを誘うところからはじめます。
次にお知り合いさん繋がり、最後は公募という流れが多いです。
普段あまり合わせする機会のない人でも、自分がこの人とやってみたいなーって思う時には思い切って声をかけてみることにしています。フラれることも多くて落ち込みますが、めげません…!
基本的に参加者さんを信用していますので、あなたが信用できない人はご紹介いただかない方が安心です私が。
大きい合わせだと苦手な人同士でブッキングすることもあるかもしれないので、参加者が決まったらメンバーリストはその日の内に更新するようにしています。
もし同じジャンルであなたのどうしても苦手な人が応募してくる可能性があったら、公募開始する前にそっと教えてください。
そういうことは今まで一度もなかった(と思うの)ですが、参加者さんが気まずいのは私も嫌です。

6.決まらないメンバーを探す
合わせで一番大変なのはここかなと。
カメラマンさんだったり、コスしてる人そのものが少ないキャラだったり。
ここで参加者の協力具合に差が出るところだと思います。
あちこち当たったけどダメだった~(>_<) と言ってもらえるだけで協力ありがとう、仕方ないよねがんばろうって思います。
協力する気はあるけど、「知り合い少ないから何もできない」?それでも募集ツイートするとか何かできることはあると思います。
行動に表れない人には、(たとえ協力できないことを申し訳なく思っていたとしても)何もしてくれないんだなって主催の目には映ります。
だからといって私は特に怒りはしませんが(参加者に協力してもらえないような呼びかけしかできない自分が悪いと思うので)、多くの主催さんはここが不満なのではないでしょうか。
自分が主催をしたことのある方は、基本的に協力的です(そして返信も早い)。
ありがたいですし自分も参加者の立場であればそうしたいと思います。

7.会場の下見
行ったことのない会場には下見に行きます。
スタジオだったら行かないこともありますが、大きな企画ごとの時にはだいたい行きます。
場所によっては新幹線で行くこともありますが、遠方であればあるほど当日のアクセスについても知っておいた方が良いと思うので、お金や時間がかなりかかるとしても行きます。
施設へのご挨拶と打ち合わせ、撮影に使う場所の状況、当日の参加者さんの集合の目印になるもの、他の利用者がいる場合の配慮事項、緊急時の避難先や万が一の怪我の場合は?
場所によっては非常口が機能していない怪しい会場もありますので、普段ご自身が使っている会場なんかも、試しに退路の確認をしてみてください。備えあれば憂いなし。
場合によってはここで会場代をすべて施設側にお支払いすることもあります。
一時的に主催は貧乏になりますが、その方が当日の金銭の移動がなくて安心だからです。

8.共同購入の検討
小道具や衣装など、みんなで揃えて購入するものの場合、どこで発注するか、ほしいのは何人か、サイズは、納期は、購入できる価格は、等を複数の業者と比較検討します。
一人でやるとすんごい大変です。私はいつも他の主催さんたちに助けてもらっています。

9.参加費の確認
大型の合わせの場合、参加費は事前に振込で徴収にしています。
お手間かもしれませんが、キャンセル防止と当日主催が大金を持ち歩かないようにするためです。
参加者と振り込みの金額が合っているか確認して、紙で領収書を出します。
合わせから半年以上経って、参加費明細について指摘を受けたことがあったので、それ以来大型の時はできるだけ領収書を出すようにしています。
当日徴収の場合も、名簿を持って行って、必ず受け取ったことを紙で記録を残すようにしています。

10.持ち物、お仕事の分担
当日の役割をそれぞれにお願いします。
それぞれ何を持ってこられるか、何をお願いするか連絡・調整します。
参加者に知り合いが多ければ、適材適所で(参加費の徴収、移動用タクシーの手配、後から合流する人たちの案内等)仕事を割り振ることもあります。

11.スケジュール表の作成
当日のタイムスケジュールと、それに合わせた主催の動きをあらかじめ表にしておきます。
複数主催がいる場合は必須ですね。
それぞれが受け付けしたり更衣室へ案内したり、撮影時のリーダーとったりの分担を決めておきます。
当日、参加者さんへ口頭で伝える注意事項なども事前にメモを作っておきます。
ただ集まってのんびり撮影する合わせの時は作ってません。なるようになれ。

12.当日
当日はあらかじめ決めた通りに動くので、あまり大変ではありません。
当日はだいたいみなさん協力的なので、必要なのはよく通る声と周囲に目を配る注意力さえあればめったにトラブルには合いません。
ですが万が一のトラブルのために、何かあった時の窓口を主催一人に絞るようにあらかじめ参加者さんにはお願いしています。
事前準備が念入りなほど、当日は楽ちんです。

13.アフター
場合によってはアフターも主催が先導することがありますが、大人数であればあるほど入れるお店が少ないので、事前にリサーチと予約が必要です。
私の場合は方々から来る参加者が多いので、「駅前の○○寄るけど行きたい人いる?」でだいたい5人くらいに減ることが多いので、ここはあんまり深く考えてません(笑)
気分で決めてます。

14.データのシェア
これは参加者さんやカメラマンさんが自主的にしてくださることが多いですが、たまにカメラマンさんが主催としか繋がりがなかった場合は主催が中継役をします。

15.反省会
主催が複数いる場合、LINEやスカイプで反省会をします。
反省で出たことはメモして、次回に生かしたり、場合によっては施設側に謝罪やお礼として伝えます。
意外と自分の知らないところで参加者のこんなマナー違反があったよ(他の主催者が注意した)、とかこの時こんな一般の人に声かけてもらって褒められたよ、なんて話も出てきます。
反省会とても大事です。

16.お礼
利用させてもらった施設が普段コスプレ利用をしていない施設or個人の所有する建物だった場合、数日のうちにお礼のメールか電話をします。
だいたいその時に利用時の評判が聞けるので、また使ってねと言われたら大成功かなと思います。

17.記録の保管
記録はすべて企画記録用のファイルに綴じて1年は保管します。
合わせまでに作成したメモや領収書、泊まりの時のみ参加者さんに書いてもらっている緊急連絡先カードのテンプレート(本名知らない同士の集まりなので、万が一のためにご家族の連絡先を預かっています。合わせ後に返却しています)や、合宿の時はしおりも作っているので、そういったものをファイリングしています。
自分の記録のためと、今後何かあった時に情報を掘り起こしやすくするためです。
メールは保護かけていないとある程度の時間で消えてしまうので。

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もっと細々したお仕事はありますが、だいたい私はいつもこの流れです。
ただし、他の主催さんがここまでしてるかわかりませんし、他の主催さんがしていることを私はしていないかもしれません…他の方が主催する合わせに参加するのは年に1~2回しかないので、詳しくなくてすみません。

●願いは、とにかく返事を引き延ばさないでほしい。
・返事の〆切は守ってほしい(返事を集約して考えて手配する時間が必要なんです)
・〆切守れないorいつにならないと返事できないかが分かっている場合は、いついつに返事しますってできればすぐ教えてほしい(いつまで返事待てばいいんです?人数多いと催促するのも一苦労なんですわかって)
・キャンセルはすぐ教えてほしい(体調悪くなったら、当日いけなくなるかも~くらいの予告はしてください。前日当日じゃなにもできない)
・できれば主催の連絡にはスタンプ1コでいいので返事してください。わかったの?ちゃんと理解した??既読は意思表示とみなしません。
贅沢いうなら1日でも早く返事ほしいです。見通しが立たないことが一番困ります。

●自分が少しでも楽に主催するために気を付けていること3点
・複数人で主催する
・人集めをする前に企画の概要を提示しておく(なるべく後から条件追加しなくて済むように)
・参加者さんには仕事の分担する旨をあらかじめ伝えておく(ココ大事!!)
基本的なことかもしれませんが、色々な事情を抱えた方をまとめるのに、何事も一人じゃ無理ですよってことですね。

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合わせの主催をするのは大変か?
イエス、そりゃめっちゃ大変です。
そうならないように気を付けてはいますが、急な仕事が舞い込んで忙しい時期と重なると、主催しようと思った過去の自分を呪いたくなる時もあります。たまに。
でも楽しいからやるんです。
大体の場合、みなさんいい人なので協力的だし返事も(忘れてる、仕事で忙しい以外)〆切も守ってくれるし、主催嫌だーもうやらねー!と思ったことは幸いにも今のところありません。
参加者が協力的なら、主催者も穏やかにいられると思います。


主催大変・かわいそうな風潮にはなってほしくないので書きますが、協力してくれない人を選んでしまったor受け入れてしまったのは主催者の責任ですから、それはしょうがありません。
人を見る目がなかった自分が悪いと思うと、少しはあきらめもつきます。
それでも苦しい思いして主催しちゃう人は、泳いでないと生きていけないお魚みたいなものなので、運命と思って受け入れるしかありません。
しょうがないじゃん楽しいしやりたいんだもん。
だからって参加者は協力しなくていいわけじゃないし、主催も愚痴っちゃいけないわけじゃないと思うので、みんなで協力してWinWinな趣味にしていくのが一番だと思うのです。

まとまりなくてすみません。
主催は色々してますよってこと、少しでも知っていただければ幸い。
それから、いつも私の主催するものでお手伝いしてくれるみんな大好きよってことです。
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